In sommige gevallen is het niet mogelijk of gewenst om een automatische synchronisatie via bijvoorbeeld Parnassys, Basispoort, SOM of Magister in te stellen met COOL. Wellicht maken jullie nog geen gebruik van één van deze leerling administratie systemen en kan er dus niet rechtstreeks met COOL gesynchroniseerd worden om gebruikers automatisch aan te maken. In zo'n geval kan een Spreadsheet synchronisatie de oplossing zijn.


Neem daarvoor contact op met onze support afdeling via support@cloudwise.nl. Wij zullen dan kijken of het handig is om een Spreadsheet synchronisatie op te zetten voor jullie.


Hoe ziet zo'n Spreadsheet er uit?


In Google Drive maken wij een Spreadsheet aan, die noemen wij "Schoolstructuur - Schoolnaam", en we voegen er een aantal tabbladen aan toe. De tabbladen die we er in zetten zijn: 


Leerkrachten, Medewerkers, Leerlingen, Organisatie






Id kolom


Bij Id geven wij een bron ID op voor de gebruiker waarmee COOL deze gebruiker kan identificeren. Meestal stellen wij een ID in als voornaam.achternaam maar het zou ook een willekeurig getal kunnen zijn. Zolang het maar een uniek ID is.


E-mail kolom


De kolom e-mail geeft aan welk mail adres de gebruiker zal hebben. Het mail adres kan ook automatisch door COOL aangemaakt worden op basis van de volledige naam en de Locatie instellingen die alleen hoofdbeheerders in COOL kunnen instellen. Via die Locatie instellingen kunnen we instellen hoe zo'n mail adres er uit moet zijn, bijvoorbeeld [roepnaam].[tussenvoegsel][achternaam]@schooldomein.nl. Deze naam conventie kunnen we voor de medewerkers, leerkrachten (gekoppeld aan een lesgroep) en leerlingen apart instellen zodat deze groepen gebruikers altijd een mail adres met dezelfde opbouw krijgen.


Voornaam kolom


De voornaam van de gebruiker zonder tussenvoegsel


Achternaam kolom


De achternaam van de gebruiker met vooraan de tussenvoegsel, bijvoorbeeld de Bakker.


Wachtwoord kolom


Deze kan je leeg laten, dan genereert COOL op basis van de Locatie instellingen een willekeurig wachtwoord of een standaard wachtwoord die we van te voren instellen voor alle nieuwe gebruikers.


Groep(en) kolom


Voor Leerkrachten en Leerlingen geef je hiermee de groep of groepen aan waar ze bij horen. Het wordt op basis van de komma gescheiden, zet dus geen spatie tussen de groepsnamen en de komma's in.


Admin kolom


In deze kolom kan je met Ja aangeven of de gebruiker beheerrechten mag in COOL, als je deze leeg laat krijgen ze geen beheerrechten. We kunnen het altijd nog handmatig instellen in COOL indien gewenst.


Tabblad Organisatie


Dit tabblad maakt voor onze synchronisatie duidelijk welke tabbladen gebruikt moeten worden. Dit tabblad wordt meestal alleen door ons beheerd. Onder de kolom Locatie stel je de naam van de Namespace op die in COOL onder Locatie instellingen is opgegeven. Onder de kolom Sheet geef je de naam van de tabblad in de Spreadsheet op. Onder de kolom Rol geef je aan of de gebruikers in de tabblad waar naar verwezen wordt onder STAFF, TEACHER, STUDENT of PARENT vallen. Dit kijkt dan weer naar de Locatie instellingen voor deze verschillende rollen om de mail adressen op te stellen en de wachtwoorden in te stellen. Ook zorgt dit ervoor dat de gebruikers in GSuite automatisch in een specifieke Organisatie Eenheid (OE) terecht komen.


Spreadsheet synchronisatie starten


Hoofdbeheerders kunnen in COOL een Spreadsheet synchronisatie starten. Dat kan via de tandwiel knop (Applicatiebeheer), Synchronisatie en vervolgens Spreadsheet sync.




Bij de optie "Spreadsheet" zoek je de naam van de Spreadsheet op en klik je die aan uit de lijst. Het is handig om eerst een simulatie synchronisatie te draaien zodat je eventuele problemen van te voren kan oplossen. De optie "Gebruikers opruimen" aan zorgt er voor dat gebruikers die eerst wel maar nu niet meer in de Spreadsheet staan uit COOL verwijderd worden en in GSuite geblokkeerd worden. De optie "Groepen opruimen" zorgt ervoor dat groepen die eerst wel maar nu niet meer in de Spreadsheet voor komen uit COOL verwijderd worden en in GSuite ook verwijderd worden. 


Zodra je de simulatie hebt gestart zie je een knop verschijnen om de sync te bekijken. Afhankelijk van de grootte van de Spreadsheet kan het enkele minuten duren voordat er resultaten verschijnen, ververs de pagina af en toe om de voortgang te zien. 


Mocht je in de logs een foutmelding zien laat het ons weten, dan kunnen wij kijken wat er mis is gegaan.