Onze synchronisatie met jullie leerling administratie systeem (LAS) maakt automatisch de gebruikers aan op basis van de Locatie instellingen in COOL. Soms kan het zijn dat er een conflict ontstaat bij het aanmaken van twee accounts doordat deze gebruikers dezelfde namen hebben. 

Met een synchronisatie uitzondering kunnen we hier aanpassingen voor maken. Een hoofdbeheerder kan dit wijzigen in COOL.


1. Log in met jouw hoofdbeheer account op cool.cloudwise.nl, klik op de tandwiel knop (Applicatiebeheer)


2. Klik op Instellingen > Synchronisatie uitzonderingen


3. Klik op Uitzondering toevoegen


De gegevens voor deze uitzondering zie je in de Logs staan. Zorg ervoor dat je altijd de Bron ID invult en de Rol opgeeft. 


Dubbele leerling


Soms hebben leerlingen dezelfde voornaam/achternaam waardoor de automatische synchronisatie tussen COOL en het LAS probeert voor beide hetzelfde account aan te maken. Kijk in GSuite welke leerling nu al het account in gebruik heeft, welke naam er aan gekoppeld is. Maak voor de andere leerling een uitzondering aan met de Bron ID, rol "Leerling" en een nieuw mail adres aan. Voornaam en Achternaam kan je invullen voor de volledigheid maar is niet nodig, als er niks ingevuld is haalt COOL dit automatisch op uit de synchronisatie. Je kan dus ook een andere Voornaam en/of Achternaam opgeven hier, dan pas je het aan van wat we vanuit de sync binnen krijgen.


Leerkracht getrouwd/gescheiden


Kijk in GSuite welke account deze leerkracht op dit moment gebruikt. Pas aan het eind van de middag de mail adres en/of naam van die gebruiker aan naar de wens van de leerkracht. Laat de gebruiker in hun LAS diezelfde dag nog de naam en mail adres wijzigen zodat het overeen komt met hoe ze het ingesteld wilt hebben. Het beste is dat ze dit dus wijzigen in hun LAS, niet dat wij het moeten laten afwijken van de synchronisatie. De leerkracht kan na het wijzigen in GSuite al inloggen in de Google services, het account is verder hetzelfde alleen de naam en/of mail adres is gewijzigd. Maar pas na de synchronisatie van de aankomende nacht kan de gebruiker weer in COOL. 


Als het niet mogelijk is om in het LAS de naam en/of mail adres te wijzigen zal je na het wijzigen in GSuite de wijziging ook in de Synchronisatie Uitzondering moeten instellen. Geef het Bron ID van die gebruiker op, de Rol Leerkracht of Medewerker, afhankelijk van of die gebruiker als leerkracht aan de slag is of niet, gewenste mail adres en naam.


Medewerker uitsluiten uit de medewerkersgroep


Sommige accounts hebben geen toegang nodig tot de medewerkers mailgroep en de daarmee gedeelde Drive omgeving. Via een synchronisatie uitzondering kan je voorkomen dat ze steeds in de medewerkers mailgroep geplaatst worden. Bij het aanmaken van de uitzondering zet je een vinkje bij de optie "Uitsluiten van medewerkersgroep", in GSuite kan je de gebruiker alvast uit de groep halen maar dit wordt ook automatisch gedaan de aankomende nacht.


Twee keer zelfde ID


Wanneer een gebruiker tweemaal een source ID heeft, bijvoorbeeld Erie "1550733481, 1550733481" Erie "1550733481, 1550733481", moet dit echt enkelvoudig worden.


Dit kan handmatig aangepast worden door naar de Sync excepties te gaan en het source ID/bron ID bij te werken.

Dit is dus een bug in de functionaliteit in de sync log, die opspeelt als een gebruiker op meerdere locaties actief is (en dus een lijst aan source ID's heeft).