Als een tegel in COOL voor een Malmberg/Zwijsen/Noordhof/AmbraSoft applicatie dat via Basispoort werkt van het ene op het andere moment ineens mist kan dat meerdere oorzaken hebben. De meest voorkomende redenen zijn als volgt:


- Er kan een kleine storing zijn bij de uitgever waardoor de tegel voor enkele gebruikers ontbreekt


- Er kan een grotere storing zijn bij de uitgever, dit kan je soms in basispoort.nl zien in een rode storingsmelder banner boven in het scherm. De tegel ontbreekt dan voor iedereen


Ons COOL portaal is voor de meeste scholen zodanig ingesteld dat het automatisch alle beschikbare Basispoort tegels ophaalt voor de leerkrachten en leerlingen. Dat zijn alle tegels die de leerkrachten en leerlingen kunnen vinden in Basispoort onder hun Lesmateriaal overzicht. 



Dat zijn dus alle applicaties waar bij de uitgever de licenties zijn gekoppeld aan hun groep of aan een specifieke leerling. Het automatisch ophalen van de beschikbare applicaties voor de leerkrachten en leerlingen gebeurt vanaf de eerste keer inloggen door die persoon die dag elke 4 uur. 


Over een kleinere storing spreken we wanneer bijvoorbeeld enkele leerlingen een tegel niet meer in COOL hebben staan. In het geval van Malmberg komt het af en toe voor dat ze de applicatie licentie gegevens niet goed door kunnen geven aan Basispoort voor enkele gebruikers. Voor die gebruikers zal de applicatie dus ook niet in COOL te zien zijn. Meestal lost dit zichzelf op binnen 4 uur, soms is het handig om in de omgeving van de uitgever de licentie voor die applicatie los te koppelen van de groep en weer te koppelen. Malmberg is van deze storing op de hoogte, we proberen ze samen met Basispoort te helpen om een permanente oplossing hiervoor te kunnen maken.


In onderstaand voorbeeld zie je hoe je de licenties voor Malmberg applicaties kan koppelen aan de groepen:





Als er een grotere storing is bij de uitgever zal je meestal zien dat de applicatie niet meer in Basispoort onder Lesmateriaal te vinden is. Soms staat er in een rode banner boven in Basispoort dat er een storing gaande is bij een uitgever, anders vindt je informatie over een mogelijke storing bij de uitgever zelf op hun website. Omdat de uitgever de applicatie gegevens dus niet kan doorsturen naar Basispoort kan Basispoort die applicatie ook niet doorgeven aan COOL waardoor de tegel niet meer zichtbaar is in COOL. Zodra de uitgever de storing heeft opgelost zal de tegel binnen 4 uur weer in COOL zichtbaar zijn voor de gebruikers.


Als er dus tegels missen horen we graag of iedereen die tegels mist of dat het om enkele gebruikers gaat. Wij kunnen eerst kijken of er sprake is van een grotere storing bij de uitgever en indien dat niet het geval is verder kijken of alles aan onze kant goed staat. De school kan bovenstaande tips opvolgen zoals het loskoppelen en weer koppelen van de applicatie licentie in de licentiebeheer omgeving van de uitgever. Mocht de school niet goed weten hoe ze licenties moeten koppelen/loskoppelen voor hun applicaties bij de uitgever kan de school het beste even contact opnemen met de uitgever. Die kan het voor de school uitvoeren.


Aan het begin van een nieuw schooljaar komt het ook nog eens voor dat specifieke groepen Basispoort applicatie tegels missen. Het gaat dan bijvoorbeeld om combinatiegroepen met namen als 4/5, 5/6a, etc. De uitgever ontvangt automatisch van Basispoort de groepen met leerkrachten en leerlingen die jullie in het leerling administratie systeem hebben staan. De uitgever koppelt op basis van die informatie ook automatisch waar mogelijk de licenties voor de applicaties aan de groepen. In het geval van groepen met namen als "groep 4" of "groep 5" is het makkelijk automatisch te koppelen, maar in het geval van combinatiegroepen is een handmatige koppelingsactie vereist. Het systeem van de uitgever weet in dat soort gevallen namelijk niet welke licenties gekoppeld moeten worden aan zo'n combinatie groep: moet het de licentie voor groep 4 koppelen, voor groep 5 of allebei? Hierbij kan de uitgever natuurlijk handmatig helpen als de school met ze contact opneemt.


Er zijn ook nog enkele scholen waarvan COOL niet is ingesteld om de beschikbare Basispoort tegels op te halen. Als in zo'n geval een tegel ontbreekt in COOL kan de ICT'er op school de tegel handmatig toevoegen aan COOL. Voor uitleg over het zelf toevoegen van een tegel zie onze Cloudwiser: