Aan het begin van het nieuwe schooljaar komt het wel eens voor dat scholen die onderdeel zijn van een stichting merken dat er geen nieuwe gebruikers zijn aangemaakt in COOL. Ons COOL portaal synchroniseert elke nacht automatisch met het leerling administratie systeem om de nieuwe groepen, leerlingen, leerkrachten en medewerkers op te halen en er accounts voor aan te maken in COOL, GSuite en/of Office 365. De status van die synchronisatie vind je de volgende ochtend in COOL op de volgende manier:


1.  Ga naar het COOL-portaal


2. Klik rechtsboven in COOL op de tandwiel knop (Applicatiebeheer)



3. Klik op Logs en vervolgens op de meest recente log



Mocht de synchronisatie goed zijn gegaan zie je medewerkers/leerkrachten en leerlingen in dit logboek staan. Je ziet in de kolom "Actie" en "Resultaat" of bijvoorbeeld het aanmaken van een nieuwe gebruiker is gelukt. Mocht je in de meest recente logboek geen enkele gebruiker zien staan en staat er dus bij alle tabjes (Medewerkers/leerkrachten, leerlingen, etc.) een 0 dan is er iets mis gegaan met de synchronisatie.


Wanneer een nieuw schooljaar is begonnen zien we dit wel eens voorkomen bij stichtingen. Omdat niet alle scholen binnen de stichting hun leerling administratie systeem op orde hebben voor het nieuwe schooljaar wordt de synchronisatie met COOL voor die hele stichting tegen gehouden. Niet op orde kan betekenen dat een school de jaarovergang nog niet heeft ingesteld in hun leerling administratie systeem, of dat de groepen geen leerkrachten en/of leerlingen bevatten. Pas als alle scholen binnen de stichting het op orde hebben zal de synchronisatie hervatten en de nieuwe gebruikers en groepen aanmaken.


Het is dus handig om je mede administratie medewerkers hiervan op de hoogte te brengen mocht je het tegen komen zodat ze er spoedig werk van kunnen maken in het leerling administratie systeem.