Met de functie 'Afspraakschema's' kun je een tijdsblok omzetten in een afspraakschema. Met een link kunnen anderen een moment binnen het schema reserveren. Deze afspraken worden zichtbaar in jouw eigen agenda zodat je makkelijk kunt zien wie op welk moment een afspraak heeft gemaakt.
1. Klik in je agenda op het gewenste tijdsblok waarop je het afspraakschema wil laten plaatsvinden of klik linksboven op 'Maken' en selecteer vervolgens 'Afspraakschema'.
Let op! Zie je geen 'Afspraakschema' maar 'Afspraakeenheden' staan? Ga dan via het tandwiel naar 'Instellingen' en zet onder 'Afspraakplanningen' het vinkje voor 'Afspraakplanningen maken in plaats van afspraakschema's' aan.
2. Geef het schema een titel. Selecteer het bolletje voor 'Nieuwe afspraakplanning maken' om een nieuw schema te maken. Heb je al eerder een schema gemaakt en wil je beschikbaarheid toevoegen? Selecteer dan het bolletje voor 'Beschikbaarheid toevoegen aan een bestaande planning'. Klik tot slot op 'Doorgaan'.
3. Selecteer onder 'Afspraakduur' hoe lang iedere afspraak mag duren. Selecteer onder 'Wekelijks herhalen' op welke dagen je het afspraakschema wil laten terugkomen. Wil je het schema eenmalig gebruiken? Klik dan op 'Wekelijks herhalen' en selecteer 'Niet herhaald'.
4. Selecteer bij 'Planningsperiode' de maximum- en minimumtijd dat een afspraak van tevoren gemaakt kant worden.
5. Wanneer je een het afsprakenschema laat herhalen, kun je bij 'Aangepaste beschikbaarheid' voor specifieke data aangeven op welke tijden je beschikbaar bent.
6. Onder 'Instellingen voor geboekte afspraken' kun je een buffertijd (een standaardtijd tussen afspraken) en een maximumaantal boekingen per dag selecteren.
7. Bij 'Agenda's gecheckt op beschikbaarheid' kun je één of meerdere agenda's selecteren. Als bepaalde tijden in de geselecteerde agenda's al druk of bezet zijn, worden die tijden automatisch verwijderd als optie om te boeken.
8. Achter 'Kleur' kun je het afsprakenschema een kleur geven.
9. Klik op 'Volgende' om verder te gaan.
10. Onder 'Foto en naam op boekingspagina' kun je eventueel je persoonlijke informatie aanpassen. Deze informatie wordt zichtbaar voor degene die de afspraak boekt.
11. Bij 'Locatie en videovergadering' selecteer je waar of hoe de afspraak plaatsvindt. Wanneer je voor 'Google Meet-videovergadering' kiest, wordt na het boeken automatisch een Meet-link aangemaakt.
12. Onder 'Omschrijving' kun je noteren waar de afspraak over gaat.
13. Bij 'Boekingsformulier' selecteer je welke informatie wordt gevraagd van degene die de afspraak boekt.
14. Selecteer bij 'Afspraakbevestigingen en -herinneringen vastleggen' op welke manier en hoe vaak de boeker van de afspraak een herinnering ontvangt.
15. Klik tot slot op 'Opslaan' om het afspraakschema op te slaan.
16. Wanneer het afsprakenschema is opgeslagen, kun je de boekingspagina delen zodat mensen zich kunnen inschrijven. Klik hiervoor op het afsprakenschema in je agenda.
17. Klik op 'Boekingspagina openen' om te zien hoe de boekingspagina eruitziet. Selecteer de knop 'Delen' om een link op te halen. Deze link kun je delen, zodat anderen ook toegang hebben tot de boekingspagina en zich kunnen inschrijven voor een afspraak.
Wanneer iemand de link opent, komt diegene terecht op de afsprakenpagina. Wanneer er op een tijdsblok wordt geklikt, kan deze worden geboekt. Tijden die al zijn geboekt verdwijnen automatisch uit het overzicht.
