Wat moet ik doen voordat ik een voor- of achternaam van een leerling of medewerker wijzig?
Geef allereerst tijdig aan ons door dat je de naam van een leerling of medewerker wilt wijzigen. Geef dit door voordat de wijziging wordt doorgevoerd in het leerling-volgsysteem (bijvoorbeeld in Parnassys). Dit is van belang omdat wij, voordat de synchronisatie plaatsvindt, de naam en het mailadres handmatig wijzigen om te zorgen dat het account niet wordt opgeschort.
Zodra wij de handmatige wijziging hebben doorgevoerd zullen we dit terugkoppelen, zodat de wijziging ook in het leerling-volgsysteem doorgevoerd kan worden.
Als wij van tevoren niets van de wijziging weten, kan dit voor problemen zorgen. De synchronisatie ziet dan namelijk een nieuwe voor- en achternaam en maakt op basis daarvan een nieuw account aan inclusief nieuw wachtwoord.
Wat doet de synchronisatie dan precies als ik het niet doorgeef?
Stel, medewerker 'Jan Janssen' wil zijn achternaam wijzigen. Door de synchronisatie is zijn huidige mailadres [email protected]*. Zijn nieuwe naam is 'Jan de Boer'. Maar omdat deze naam niet eerder voorkwam in de synchronisatie denkt het COOL Portaal dat het een nieuw persoon is.
Jan Janssen | [email protected] wordt opgeschort omdat de naam niet meer voorkomt.
Jan de Boer | [email protected] wordt nieuw aangemaakt omdat de naam nieuw is.
Alle data, zoals mailverkeer en bestanden in de eigen Drive, hoort nog bij [email protected]. Dit kunnen we overzetten, alleen neemt dit proces veel tijd in beslag en bestaat de mogelijkheid dat sommige data verloren gaat.
* Let op: hoe een mailadres wordt aangemaakt hangt af van de instellingen van de school. Het kan ook [email protected], [email protected] of iets anders zijn.